為進一步提高集團合同檔案規(guī)范化管理水平，確保檔案安全利用，法務部于2021年10月18日至25日，通過走訪調查和實地抽查的方式，按照收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統計和利用八個流程對各公司法務制度建設、合同類檔案資料、配套附件、補充協議、“一案一卷”編號整理、臺賬建立等歸檔情況進行了專項檢查，進一步掌握相關數據信息，查找存在不足，解決法務管理突出問題。 通過檢查，合同檔案管理總體情況較往年進步明顯，各公司登記備案及時，整理比較規(guī)范、相關制度規(guī)定和辦法落實嚴格。管理較好的單位是汽車事業(yè)部、成功煤炭、聯盛公司，還有個別公司存在差距需要持續(xù)完善。 一是領導高度重視，法務人員認真負責，態(tài)度積極主動，管理及時到位。 二是審批簽字流程規(guī)范全面，從經辦人到內容信息填寫、逐級請示報告、轉發(fā)存檔，再到歸檔備份。 三是積存過往合同檔案因時間久遠、數量龐大，多處于無序存放狀態(tài)，多數單位及時規(guī)范整理完成編號歸檔，個別公司有待提高，僅能實現“分散管理、有效利用”。 四是合同存檔資料借閱、復印、使用由負責保管的領導簽字后方可，歸口部門移交存檔登記，辦理移交手續(xù)，風險合同簽訂履行情況掌握及時清楚。 一是個別單位合同檔案管理未能采用科學規(guī)范的分類保管方法，對高風險合同、糾紛爭議合同、訴訟或待執(zhí)行中合同等未進行明顯區(qū)分。 二是合同編號章使用管理不夠嚴格，存在登記不夠及時、無使用部門簽字、內容要素登記不全、個別未蓋章或編號登記不全。 三是2020年度部分合同材料未及時移交存檔登記，存在缺少卷內目錄、未按照統一編號填寫、目錄編號與實際內容不符等問題。 四是2021年度合同檔案整理不夠及時，一案一卷相關資料不夠全面。 一是加強合同檔案管理制度化、規(guī)范化，確保合同檔案管理扎實管控，確保公司合法權益，防控經營風險。 二是及時收集整理風險合同檔案，定期進行監(jiān)督評審，確保風險隱患排查發(fā)現及時，防控處理及時。 三是在“一案一卷”的基礎上，對所涉資料及時規(guī)范整理，確保有理有據、證據完整，定期組織交流與匯總，力求當期事當期畢。 四是嚴格落實合同管理內控制度，加強對重大項目合同事前論證、合同簽訂跟蹤、執(zhí)行過程監(jiān)督管控、后續(xù)事項處理等環(huán)節(jié)的工作力度，確保嚴格按照流程推進工作落實。 合同是公司對外溝通的橋梁，是企業(yè)經營發(fā)展的命脈。合同管理無小事，事事關系到企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展、經營成敗，必須要高度重視，做到全過程、全系統、動態(tài)跟蹤管理，以合同文本、合同審批、合同執(zhí)行、財務管理、法務防范、預警提示為核心，建立起全面可持續(xù)、統一規(guī)范的管理，助力集團公司創(chuàng)新發(fā)展。
